MMG:Infothek

Infothek

Allgemeines

Ihr seid während des Jukss die zentrale Informationsbörse. Am Anfang werden sich viele TeilnehmerInnen bei euch anmelden. Später werdet ihr mit dem Beantworten von allen möglichen Fragen beschäftigt sein.

Gruppengröße: mindestens 10 Personen

Erreichbarkeit

Ihr seid der fast immer erreichbare Anlaufpunkt für TeilnehmerInnen. Deshalb sollte die Infothek immer (auch abends und in der Silvesternacht ) besetzt sein. Hierfür braucht Ihr entsprechend viele Leute.

konkrete Aufagbenbeschreibung

Eure Infothek ist zentral im Eingangsbereich. Dort solltet ihr auch einen Blick darauf haben, wer so alles ins Gebäude kommt, vor allem am Anfang, da ihr auch für die Anmeldung mit zuständig seid. Abends geht diese Aufgabe dann an die Nachtwachen über bzw. einige Gebäude werden dann abgeschlossen sein. - unklar, ob es dieses Jahr Nachtwachen und abgeschlossene Gebäude gibt

Ihr werdet außerdem als Anmeldegruppe fungieren. Lasst euch deshalb vom aufgelösten Orgateam das genaue Anmeldeverfahren erklären.

  • Die Anmeldeprozedur verläuft wie folgt
    • Begrüßung des/ der TeilnehmerIn
    • Erfassung (unangemeldete), Vervollständigung und Korrektur (angemeldete) der Anmeldedaten im Computer
    • Unterschreiben mehrerer (!, siehe unter Abrechnungslisten) TeilnehmerInnenlisten
    • Bezahlen des TeilnehmerInnenbeitrages oder Vorzeigen des Kontobelegs, das der Betrag überwiesen wurde.
    • Aushändigung des TeilnehmerInnenbändsels (falls es die gibt) und ggf. eines Stück Creppbands zum Namen draufschreiben.
    • Aushändigung des Readers (wer noch keinen hat), des Programms und ein paar Kurzinformationen (z.B. Raumübersicht, wann sind die Einführungsworkshops etc.)
    • "Herzlich willkommen auf dem JUKSS"
  • Förderung des Jukss/Abrechungslisten

Für einen Teil der TeilnehmerInnen z.B. aus bestimmten Bundesländern gibt es Fördermittel, daher ist es sehr entscheidend, daß sich Leute, die auf dem Kongreß auch sind, anmelden, selbst wenn sie nicht oder nur weniger bezahlen können. Wer sich nicht anmeldet, schadet dadurch sonst dem JUKß doppelt. Diese Tatsache sollte bei Anmeldungen auch bekannt gemacht werden. Genauere Infos erhaltet Ihr mündlich. Achtet darauf, daß die Abrechnungslisten sauber und vollständig ausgefüllt werden. Ihr tragt hier wirklich eine große Verantwortung. Genaueres wissen XYZ (Vorbereitungsgruppe).

  • Teilnahmebeitrag

Der Teilnahmebetrag richtet sich nach der Anzahl der Tage, die du auf dem Jukss bist und nach deinen finanziellen Möglichkeiten. Der Richtwert ist 8-10 Euro pro Tag. Davon entfallen 6,50 Euro auf das Essen und etwa 1,50 Euro auf Sanidienst, Versicherung und Verbrauchsmaterialien wie Klopapier. Wenn du mehr zahlen kannst, ermöglichst du anderen Personen, die weniger Geld haben, die Teilnahme am Jukss. Die gesamte Woche kostet dich damit 56 bis 70 Euro. - diesmal wieder so?

  • Datenerfassung

Üblicherweise bitten wir die Teilis, uns Ihr Adresse zu geben. Die nutzen wir, um sie zum nächsten JUKß einzuladen. Ihr könnt die Teilis entweder sich in zusätzliche Listen handschriftlich eintragen lassen (Vordruck im Computer), oder die Daten direkt in den Computer eintragen lassen (ist besser, da Handschriften oft unleserlich sind). Da könnt Ihr auch vermerken, welche Teilis bereits auf dem, JUKß angekommen sind.

Wir geben die Adressen an niemanden heraus. Immer wieder wollen jedoch Jukss TeilnehmerInnen die Adresse von anderen Teilis nach dem JUKß haben, um Kontakt zu halten. Diesem Wunsch konnten wir bislang nicht entsprechen. Wir haben uns deshalb bei der Vorbereitung überlegt, die Leute in Zukunft zufragen, ob ihre Emailadresse und/oder die Telefonnummer an andere Telils vom Büro auf Anfrage rausgeben werden soll.

Selbstverständlich ist niemand verpflichtet, uns seine Adresse zu geben. Schreibt im Zweifel einfach "anonym" und eine fortlaufende Nummer und den Teilnahmebeitrag in die Datenbank. Sollten sich Leute nicht in Abrechnungslisten eintragen wollen, ist dies natürlich auch legitim. Ärgerlich ist es nur, wenn Leute absichtlich falsche Adressen eintragen.

An der Infothek steht die zentrale Jukss Kasse. Die Finanzgruppe achtet darauf, dass nicht zuviel, aber immer genügend Geld drin ist. Alle Ausgaben müssen im Kassenbuch notiert werden und für Alles muss es Quittungen geben. Sonst bekommen die Personen, welche die Vereinsabrechnung des Juksses machen, große Probleme. Die TN-Beiträge landen ebenfalls in dieser Kasse. Ihr müßt aber nicht jeden Beitrag einzeln in das Kassenbuch schreiben - eine Tagessumme reicht aus.

Im Prinzip kann jedeR TeilnehmerIn Geld aus der Kasse zum Materialkauf bekommen. Wir wollen eigentlich keine Instanz, die entscheidet - das darf gekauft werden und das nicht - achtet nur darauf, dass Ausgaben belegt (Quittung) werden und die Sachen irgendwie wichtig für den Jukss sind / mit dem Jukss zu tun haben. Wir (das alte Orgateam) vertrauen in diesem Punkt auf die Verantwortung der TeilnehmerInnen.

Es werden immer wieder Leute sich melden, die irgendwelche Sondervereinbarungen abgeschlossen haben oder behaupten dies zu tun. ReferentInnen oder Mitarbeiter des Kulturprogramms verweist bitte an die Kulturgruppe und an die Programmkoordinationsgruppe. Dort erhalten sie diese Vereinbarung (z.B. Erstattung der Fahrkosten) schriftlich und können sich dann unter Vorlage der schriftlichen Vereinbarung bei Euch melden. Sollten diese Vereinbarung mit einem anderen ehemaligen Mitglied der Vorbereitungsgruppe (die Liste erhaltet ihr mit dieser Beschreibung), dann soll diese Person Euch dies persönlich bestätigen. Bitte gewährt niemandem Sonderkonditionen, der/die dies nicht bestätigt bekommen hat! Das meint nicht die Personen, die nicht in der Lage sind, den vollen TeilnehmerInnen Beitrag zu zahlen.

Die Infothek sollte auf jeden Fall auch ein Telefon oder Handy griffbereit haben und mit einem Computer ausgestattet sein. Den braucht Ihr nicht nur für die Anmeldung: Gerade an den letzten Tagen werdet Ihr auch regelmäßig nach Bahnverbindungen gefragt werden (BahnCD und/oder Kursbuch bzw. Internetanschluss bekommt Ihr???).

Auch einen Stadtplan von der Stadt (oder besser viele zum Verschenken), sowie eine Telefon- oder Stadtplan-CD sind sinnvolle Hilfsmittel.

Zusammenarbeit mit anderen Teams

  • Finanzengruppe: Bitte informiert die Finanzgruppe regelmäßig über die Zahl der TeilnehmerInnen und die entsprechenden Einnahmen. Wie oft, das müsst ihr mit der Finanzgruppe selbst absprechen. Des weiteren ist es sinnvoll auch Prognosen über zu erwartenden TeilnehmerInnen zu erstellen. Insbesondere eine Statistik über den durchschnittlichen Teilnahmebeitrag
  • Kochgruppe: Bitte teilt der Kochgruppe die TeilnehmerInnenzahlen mit, damit diese wissen, wieviele Mahlzeiten sie kochen sollen. Nach den Mahlzeiten wiederum solltet ihr die Kochgruppe fragen, wieviele Mahlzeiten ausgegeben wurden, damit ihr wißt, wieviele unangemeldete TeilnehmerInnen auf dem Kongress sind ;)
  • Hilfe für Neue-Gruppe: Die Neuenbetreuungsgruppe kümmert sich um Einweisungen für Neue, die über die Einführungsworkshops hinaus gehen oder ist Ansprechpartner, wenn die Workshops vorbei sind. Ggf. sind hier Absprachen nötig.
  • ReferentInnenbetreuung - die ReferentInnen werden zu euch kommen, und fragen, wo sie den hin sollen
  • Nachtwachen
  • Fahrdienst
  • Aufgabengruppenkoordination - Ihr werdet oft nach Aufgabengruppen gefragt werden, dafür ist aber eigentlich die Aufagbengruppenkoordination zuständig
  • Technik
  • Sanis und Seelensanis (falls es die Gruppe gibt)

Tips

  • Sollten wir auf dem Jukss Funkgeräte haben, bekommt Ihr auf jeden Fall ein Funkgeräte.
  • Wann und wie ihr die Anmeldung gestaltet, müsst ihr selbst entscheiden, je nachdem, wieviele TeilnehmerInnen kommen und was für Kapazitäten ihr habt.
  • Überlegt euch vorher, welche Anfragen an euch gerichtet werden und wie ihr diese beantworten könnt (z.B. ReferentInnen zu ReferentInnen-Gruppe schicken? wo ist die?)

Schnelleinweisungszettel, der an der Infothek ausliegen könnte

CHECKLISTE

  • Teilibeitrag?
  • Teililisten?
  • Tickets?
  • Kann ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt werden? (PKW, Bike)
  • JUKSS-Newsletter?
  • Reader
  • Einführungs-AK

Allgemein: Wenn Fragen nicht beantwortet werden können oder euch irgendwas komisch vorkommt, zuviel wird etc: andere Teilis einbeziehen. Insbesondere die mit dem „Neu und Planlos? Sprich mich an!“ Zettel. Seid euch der Möglichkeit bewusst, Interessentreffen zu einem Problem einzuberufen.

Den Hausschlüssel nie aus den Augen lassen.

Aus der Kasse können alle Geld nehmen, die Belege/Quittungen dafür gebracht haben. Daher darauf achten, Belege sorgfältig abzuheften und sie in das Kassenbuch eintragen.